(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

РАЗДЕЛ 3. НАЕМНЫЕ РАБОТНИКИ У ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

Для выполнения работ/оказания услуг и для продажи товаров предприниматели часто требуют привлечения дополнительного кадрового ресурса. Конечно, труд таких помощников также может быть оформлен гражданско-правовыми договорами. А как быть в случае, если требуется именно постоянный работник, да еще и не один? Тогда без заключения трудовых отношений не обойтись.
Здесь следует знать: хотя предприниматель имеет определенные преимущества в части ведения учета собственных доходов и расходов, но в части выполнения трудового законодательства, оплаты труда, налогообложения доходов наемных работников и предоставления им социальных гарантий, установленных законом, ведения и хранения кадровой документации у предпринимателя никаких преимуществ нет. Он должен соблюдать упомянутые требования так же, как и юрлица.

Как предприниматели должны оформлять наемных работников?

Отношения между работодателем и работником строятся на основе трудового договора.
Работник может быть допущен к работе только после (ст. 24 КЗоТ):
— заключения трудового договора;
— оформления приказа (распоряжения) ФЛП о приеме на работу;
уведомления фискальной службы.

Заключение трудового договора

Трудовой договор с физлицом заключается в письменном виде (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Причем использовать можно установленную форму, утвержденную приказом Минсоцполитики №260, удалив данные о центре занятости. Из нее нужно убрать строки, которые раньше заполнял работник центра занятости. Ведь с 2015 года предпринимателям больше не нужно регистрировать трудовые договоры в службе занятости. При необходимости можно добавить в договор определенные пункты, но они не должны ухудшать условия труда рабочего (ст. 9 КЗоТ).

Таким образом, после удаления упоминаний о регистрации такой договор будет выглядеть следующим образом (см. образец 1). Конечно, по договоренности стороны (работодатель и работник) могут добавить в договор больше условий, но все они не должны противоречить действующему трудовому законодательству. Например, прописать в договоре условия труда и его оплаты (в частности, и дополнительной) можно. Но не нужно пытаться вносить условия, ограничивающие права работника (например, о денежных штрафах за нарушение трудового распорядка или основания для увольнения, не предусмотренные КЗоТ). Такие условия (а не трудовой договор в целом), если работник обратится в суд, будут признаны недействительными.

Образец 1


Для заключения договора работник должен предоставить:

— заявление о приеме на работу. В нем указываются дату приема, должность или обязанности, а также вид работы (основная, временная, по совместительству и т. д.). Впрочем, такое заявление подавать не обязательно, ведь если работник заключает (подписывает) трудовой договор, его желание работать по такому договору и так очевидно. Но заявление уже давно стало традицией, и, чтобы не возникло вопросов у проверяющих, стоит запастись им. Обязательным такое заявление является для внесения изменений в уже заключенный трудовой договор, если инициатором изменений выступает именно работник;

— паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку (при наличии).

Если для выполнения работы требуется соответствующее образование или квалификация либо подтверждение того, что работнику по состоянию здоровья не противопоказано выполнение данного вида работ, работник должен предоставить (ч. 2 ст. 24 КЗоТ):

— документ об образовании (специальности, квалификации);

— документ о состоянии здоровья;

— другие документы (например, военный билет) в случаях, предусмотренных законодательством.

Уведомление ГФС

Следующий шаг — сообщить о приеме работников в ГФС, где предприниматель состоит на учете. Уведомление подается до начала работы работника по установленной форме (приложение к постановлению КМУ №413) одним из следующих способов:

— с помощью электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц;

— в бумажном виде вместе с копией в электронной форме (на диске или флешке);

— только в бумажном виде, если наемных работников у вас не больше пяти (см. образец 2).

Образец 2

В уведомлении нужно указать:

— налоговый номер (РНУКПН) (ранее — ИНН) ФЛП или серию и номер паспорта при наличии отметки об уплате налогов по паспорту;

— Ф. И. О. предпринимателя;

— тип: «початкове» или «скасовуюче». Отменяющее уведомление подается, если допущены ошибки в первоначальном или если работник передумал приступать к работе, а вы уже успели подать в ГФС уведомление о его приеме на работу;

— категорию работника: «1» — работник с трудовой книжкой; «2» — без трудовой книжки (в случае приема на работу по совместительству);

— налоговый номер (РНУКПН) работника или серию и номер его паспорта при наличии отметки об уплате налогов по паспорту;

— Ф. И. О. работника;

— номер и дату приказа или распоряжения о приеме на работу;

— дату начала работы.

В итоговой части уведомления проставляете дату и количество заполненных строк на листе (соответствует количеству принятых работников) и номер листа (если принимаете много работников и их данные не помещаются на одном листе).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Уведомление следует подавать до начала работы (допуска работника к работе). Так что, как правило, дата приказа (распоряжения) о приеме на работу и фактическая дата начала работы отличаются.

Не нужно подавать уведомление в ГФС, если с работником заключен гражданско-правовой договор.

Другие органы извещать о приеме работников не требуется.

Ведение кадровой документации

Трудовое законодательство распространяется на всех работодателей, поэтому предприниматель обязан вести кадровую документацию, связанную с оформлением трудовых отношений с наемными работниками.

Поскольку предприниматели ведут упрощенный учет, то под кадровой документацией для них имеются в виду:

— документы, регламентирующие порядок использования наемного труда (правила внутреннего трудового распорядка);

— документы учета рабочего времени (табель учета рабочего времени);

— приказы (распоряжения) о приеме и увольнении с работы, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.

ФЛП может создавать приказы в произвольной форме, но с указанием обязательных реквизитов, или принимать за основу либо использовать полностью образцы, утвержденные приказом Госкомстата №489: типовые формы приказа о приеме на работу (№П-1), предоставлении отпуска (№П-3), увольнении (№П-4), табеля учета рабочего времени (№П-5) и расчетной ведомости (№П-6 и №П-7).

Предприниматель не обязан вести:

— личные дела работников (хотя по собственному желанию и для удобства он может это делать);

— книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— книгу учета движения трудовых книжек (п. 7.1 Инструкции №58 касается только предприятий).

А вот обязанность вести личные карточки работников, по мнению Гоструда, распространяется и на предпринимателей.

Личная карточка работника

Форма №П-2 «Особова картка працівника», утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. №495/656, — это типовая форма первичной учетной документации. Данный приказ, которым утверждена типовая форма, в Минюсте не зарегистрирован (типовые формы не подлежат государственной регистрации), а значит, не является обязательным к исполнению.

Поэтому предприниматель может разработать свою форму личной карточки на основании утвержденной Госстатом формы. Хотя наличие личной карточки действующей формы снимет по крайней мере один вопрос во время проверок от Гоструда.

Личную карточку нужно заводить и заполнять на каждого работника (в том числе на совместителей) в одном экземпляре.

Форма личной карточки содержит, помимо заглавной части, пять разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о военном учете;

III. Профессиональное образование на производстве (за счет работодателя);

IV. Назначение и перевод;

Общие сведения о работнике указать проще простого на основании документов, предоставляемых работником при приеме на работу и позже, в случае изменения предоставленных ранее сведений. При заведении личной карточки на вновь принятого работника требуется еще его фотография, так как в форме личной карточки для нее отведено соответствующее место.

Таким образом, фамилия, имя и отчество, дата рождения и адрес, гражданство, семейное положение указываются в соответствии со сведениями из паспорта работника (или заменяющего его документа). Сведения об образовании — в соответствии с поданным работником документом об образовании. Сведения о предыдущих местах работы, трудовом стаже и причине увольнения с последнего места работы — на основании трудовой книжки и пр.

Остановимся подробнее на заполнении раздела II сведениями о воинском учете, ведь они — предмет особого внимания со стороны Минобороны:

— в части «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» раздела II данные приводятся на основании предоставленных военно-учетных документов;

— в части «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» — в соответствии с информацией, полученной в военном комиссариате после проведения проверки государственными органами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Предприятия, учреждения и организации, в которых работают призывники и военнообязанные, должны в 5-дневный срок со дня представления соответствующих документов вносить в личные карточки призывников и военнообязанных изменения относительно их семейного положения, местожительства (местонахождения), места работы и должности, образования и направлять ежемесячно до 5 числа уведомления об изменении учетных данных в районные (городские) военные комиссариаты по месту регистрации, о чем указано в военно-учетном документе.

Раздел III заполняется только в случае, если работодатель обучает своих работников за свой счет — либо непосредственно на производстве, либо в соответствующих учебных заведениях.

Обратите внимание: в этом разделе приводится название документа, удостоверяющего профессиональное образование и кем он выдан. Значит, к примеру, участие работников в семинарах и тренингах, возможно, и научит ваших работников новому, но в их личной карточке не указывается (ведь дипломов об образовании на семинарах не дают).

Раздел IV содержит информацию о служебной карьере работника у определенного работодателя и заполняется на основании соответствующих приказов о назначении и переводе. Конечно, первая запись в этот раздел вносится при приеме работника на работу, ведь тогда его впервые назначают на определенную должность.

Обратите внимание: пунктом 2.5 Инструкции №58 установлено, что с каждой записью о назначении или переводе работника на новую должность, которая вносится в трудовую книжку, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая форма №П-2).

Но если должностной инструкцией работника предусмотрено исполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия, то такие обязанности относятся к его трудовой функции и исполняются без издания отдельного приказа. Записи об исполнении таких обязанностей в трудовую книжку и личную карточку №П-2 также не вносятся.

В разделе V «Відпустки» отражается информация исключительно о предоставленных работнику отпусках: в разрезе их видов, с указанием дат начала и окончания и за какой период отпуск предоставлялся, а также номера приказа о его предоставлении.

Обратите внимание: больше ни в одном типовом кадровом документе такой сводной информации об использованных работником отпусках вы не найдете. Поэтому заполнять этот раздел личной карточки следует очень внимательно. Именно по нему при увольнении работника будет определяться количество дней не использованных им отпусков, подлежащих компенсации.

Информация об увольнении работника приводится в конце обратной стороны формы на основании соответствующего приказа.

А еще в конце личной карточки указывается подпись работника с датой такой подписи. Насколько этот реквизит личной карточки обязателен, когда проставляется и зачем он нужен, ведь сведения в самой карточке в течение трудовых отношений неоднократно дополняются?

Исходя из формы личной карточки можно сделать вывод, что именно эта подпись (в конце формы) проставляется при приеме работника на работу, после заполнения в личной карточке имевшихся на тот момент данных. И такой подписью работник подтверждает согласие с данными, приведенными в его личной карточке. Что касается сведений, которые указываются в личной карточке позже, то подпись работника требуется лишь для случаев перевода или назначения на определенную должность.

Что делать, если работник отказывается подписывать личную карточку? Действующее законодательство не дает ответа на этот вопрос. Тем не менее, по мнению Минсоцполитики, с целью фиксации и подтверждения такого отказа должностные лица предприятий, учреждений и организаций могут составить акт в произвольной форме.

Заполнение трудовой книжки

Предприниматель ведет трудовые книжки работников, работающих у него по основному месту работы более 5 дней (п. 1.1 Инструкции №58).

Записи в трудовую книжку ФЛП делает самостоятельно при приеме на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, а также при его расторжении.

Заполнять трудовую рекомендовано шариковой или перьевой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.4 Инструкции №58).

Порядок заполнения трудовой книжки:

1) в графе 3 раздела «Відомості про роботу» в качестве заглавия записывается полное наименование ФЛП, принимающего работника;

2) в следующей строке в графе 1 проставляется порядковый номер записи;

3) в графе 2 указывается дата приема на работу — день, с которого работник фактически приступит к работе;

4) в графу 3 вносится запись «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (ставляться дата і номер договору)». Должность работника приводится в соответствии с наименованием профессий и должностей из Классификатора профессий ДК 003:2010 (утвержден приказом Госпотребстандарта №327);

5) в графе 4 фиксируются номер и дата приказа или распоряжения о приеме на работу.

Записи в трудовой предприниматель удостоверяет своей подписью и печатью (при наличии).

Трудовые книжки работников, труд которых связан с оказанием услуг (повара, няни, водители и пр.), хранятся у работников (абз. 1 п. 2.21-1 Инструкции №58).

Должен ли предприниматель вести табель учета рабочего времени?

Согласно ст. 1 Закона Украины от 24.03.95 г. №108/95-ВР «Об оплате труда», заработная плата — это вознаграждение, исчисленное, как правило, в денежном выражении, которое по трудовому договору работодатель выплачивает работнику за выполненную им работу.

Во-первых, чтобы правильно определить размер заработной платы, нужно вести учет выполненной работы. В частности, если сумма заработной платы зависит от количества отработанного времени, без такого учета нельзя будет правильно начислить заработную плату.

Во-вторых, следует вести учет рабочего времени, фактически расходуемого работниками на выполнение работы. Наемные работники могут отсутствовать на рабочем месте по болезни, находиться в отпуске (оплачиваемом или неоплачиваемом), отсутствовать из-за прогулов и пр. Или же они могут работать сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни. Все это необходимо фиксировать в первичном документе, на основании которого осуществляются учет рабочего времени и контроль соблюдения его месячной нормы, а также оплата фактически отработанного времени и доплаты за сверхурочную работу, работу в ночное время, в праздничные и выходные дни.

В-третьих, если работник работает на условиях неполного рабочего времени, то это также может быть подтверждено только табелем учета рабочего времени. Это очень важно для решения вопроса, доначислять ли такому работнику заработную плату до уровня минимальной зарплаты или начислять ли ЕСВ с зарплаты такого работника на уровне минимального взноса с величины минимальной зарплаты.

На данный момент действует типовая форма табеля №П-5 «Табель обліку використання робочого часу», утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. №489. Эта форма носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для ведения учета рабочего времени и начисления заработной платы. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета у работодателя. Так что работодатель-ФЛП может максимально упростить типовую форму табеля, оставив в ней только необходимые ему показатели, но такой документ обязательно должен составляться независимо от организационной формы работодателя.

Поскольку табель учета рабочего времени исполняет несколько важных функций (является основанием для начисления заработной платы, надбавок, доплат, подтверждает соблюдение или превышение нормы рабочего времени, подтверждает работу работников на условиях неполного рабочего времени), то он будет объектом внимания для:

— налоговиков в части правильности начисления ЕСВ на зарплату работающих неполное рабочее время или получающих зарплату в размере меньше минимальной;

— инспекторов по труду — в части соблюдения трудового законодательства относительно рабочего времени работников и правильности его оплаты.

Также табель подтверждает факт начала работы вновь принятых работников и дает возможность проверить правильность представления работодателем Уведомления о приеме работника на работу согласно Постановлению КМУ от 17.06.2015 г. №413 «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу».

Наличие табеля может снять множество вопросов контролирующих органов, поможет предпринимателю доказать правильность своих действий или расчетов. А значит, наличие табеля может предупредить возможные штрафные санкции за нарушение трудового и налогового законодательства, а также за неправильное начисление ЕСВ.

Нужно ли ФЛП составлять штатное расписание?

Минсоцполитики настаивает на том, что штатное расписание должны составлять и предприниматели.

Нормы законодательства о труде распространяются в том числе на трудовые отношения, возникающие между работником и физлицом-предпринимателем. Чтобы не допустить нарушения законодательства о труде, избежать случайных ошибок в работе с персоналом и трудовых споров, предпринимателю необходимо вести кадровую документацию в случае применения наемного труда. Так, до начала работы по заключенному трудовому договору работник должен ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором. К тому же работникам, работающим у ФЛП, гарантировано право на отпуска, учет которых обязан вести предприниматель.

К первичной учетной документации для определения количественного состава работников относятся: приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора; личная карточка; приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (п. 1.6 Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 г. №286). Вышеперечисленную первичную учетную документацию должен вести и предприниматель, так как положения Инструкции распространяются и на эту категорию работодателей. Составление штатного расписания требуется в работе с персоналом. На основании штатного расписания принимаются решения, в частности, о приеме, переводе на другую работу работников, установлении должностного оклада, тарифной ставки (оклада).

Наличие штатного расписания является гарантией обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда.

Разрабатывается штатное расписание на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующая структура и численность, положение по оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности Классификатора профессий ДК 003-2010 (названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе).

Однако специальной формы штатного расписания для предпринимателей не существует. Поэтому им придется пользоваться советами Гоструда, предоставленными по данному вопросу юрлицам.

Для бюджетных учреждений типовая форма утверждена приказом Минфина от 28.01.2002 г. №57. Вот эти две формы: обычная форма (см. образец 3), типовая форма (см. образец 4).

Образец 3

Образец 4

Период действия штатного расписания можно не уточнять. Если не указать период действия, то его можно применять на протяжении всей деятельности предприятия до внесения в него изменений и дополнений.

Ограничение по сроку утверждения штатного расписания предусмотрено только для бюджетных учреждений — они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года (согласно абз. 1 п. 45 Порядка от 28.02.2002 г. №228). Другие (небюджетные) работодатели пересматривают и утверждают штатные расписания при необходимости.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя предприятия, который составляется в произвольной форме. В случае с предпринимателем это будет приказ самого предпринимателя. Главное, что должно быть в приказе, — дата, с которой предусмотрено введение в действие штатного расписания. Она может отличаться от даты издания приказа или совпадать с ней. Задним числом ввести в действие штатное расписание нельзя — это единственное ограничение.

На протяжении года в штатное расписание могут быть внесены изменения в случае ввода (вывода) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и пр.).

Если в штатном расписании нет вакантных должностей, работодатель не может принять на работу новых работников.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, в котором должны быть изложены причины их внесения.

Практикуются два способа внесения изменений в штатное расписание:

издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте приказа;

утвердить приказом новое штатное расписание.

Приказ о внесении изменений составляется в произвольной форме. В нем указываются основания изменений и конкретная дата, с которой изменения вступают в силу.

Основания внесения изменений в штатное расписание в этом приказе могут быть разные, например:

— оптимизация организационной структуры;

— реорганизация предприятия;

— изменение объемов деятельности и пр.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для исключения из штатного расписания должности, которую занимал этот работник.

Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничены.

Если это связано с изменениями существенных условий труда, то каждый работник, которого это касается, должен быть уведомлен не позже чем за два месяца (cт. 32 и 103 КЗоТ).

Существует три срока хранения штатных расписаний и перечней изменений в них по месту составления и утверждения:

— на государственных и коммунальных предприятиях, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (согласно пп. «а» п. 37 Перечня типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, который утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. №578/5), указанные документы подлежат вечному хранению;

— на государственных и коммунальных предприятиях, где не создаются документы Национального архивного фонда, срок хранения составляет 75 лет;

— у всех остальных работодателей такой срок составляет три года согласно пп. «б» п. 37 вышеприведенного Перечня №578; так же 3 года должны храниться проекты штатных расписаний и документы (справки, предложения, заключения) по их разработке (согласно п. 38 Перечня №578).

Какие именно документы могут заинтересовать инспектора по труду?

— Трудовые книжки работников, их личные карточки, книга учета движения трудовых книжек, заявления о приеме, переводе, увольнении и пр.;

— приказы по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, предоставлении отпусков, установлении доплат, премий, надбавок и пр.);

— табели учета использования рабочего времени;

— ведомости начисления заработной платы;

— документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы;

— документы, определяющие статус работодателя (устав, положение), полномочия руководителя субъекта хозяйствования (контракт, приказ или распоряжение о назначении);

— документы, устанавливающие трудовой распорядок и условия труда (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, графики отпусков);

— другие документы, содержащие необходимую для проверки информацию (например, штатное расписание, предупреждение работников о сокращении штата или численности, изменении существенных условий труда и пр.).

При проведении контрольных мероприятий по вопросу оформления работников инспектор может потребовать у вас приказы (распоряжения) работодателя о приеме на работу или письменные трудовые договоры/контракты. Также инспекторы могут потребовать договоры на выполнение работ (оказание услуг) с физлицами на предмет проверки, не являются ли отношения по таким гражданско-правовым договорам фактически трудовыми. Помимо этого, рекомендуем подготовить и уведомление о приеме на работу с отметкой ГНИ (если оно подавалось в бумажном виде) или распечатанные форму и квитанции, подтверждающие прием уведомления в электронном виде.

Обратите внимание: статьей 265 КЗоТ предусмотрены существенные финансовые санкции (штрафы) за нарушение трудового законодательства.

Физлица-предприниматели, использующие наемный труд, несут ответственность в виде штрафа в случае:

— фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта), оформления работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время, установленное на предприятии, и выплаты заработной платы (вознаграждения) без начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование и налогов — в тридцатикратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, относительно которого совершено нарушение;

— нарушения установленных сроков выплаты заработной платы работникам, других выплат, предусмотренных законодательством о труде, более чем за один месяц, выплаты их не в полном объеме — в трехкратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения;

— несоблюдения минимальных государственных гарантий в оплате труда — в десятикратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, относительно которого совершено нарушение;

— несоблюдения установленных законом гарантий и льгот работникам, привлекаемых к исполнению обязанностей, предусмотренных законами Украины «О воинской обязанности и военной службе», «Об альтернативной (невоенной) службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации», — в десятикратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, относительно которого совершено нарушение;

— недопущения к проведению проверки по вопросам соблюдения законодательства о труде, создания препятствий в ее проведении — в трехкратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения;

— совершения действий, предусмотренных абзацем шестым этой части, при проведении проверки по вопросам выявления нарушений, указанных в абзаце втором этой части, — в стократном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения;

— нарушения других требований трудового законодательства, кроме предусмотренных абзацами вторым — седьмым этой части, — в размере минимальной заработной платы.

Оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время

Напомним: в соответствии со ст. 56 КЗоТ по соглашению между работником и работодателем может устанавливаться как при приеме на работу, так и позже неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. Работодатель обязан установить неполный рабочий день (неделю) по просьбе:

1) беременной женщины;

2) женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью (в том числе находящегося на ее попечении);

3) лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медзаключением.

В рамках случая, о котором мы говорим, инспектор может потребовать, например:

— табели учета использования рабочего времени;

— документы о выработке;

— трудовые договоры/контракты;

— приказы об установлении для конкретного работника неполного рабочего дня или недели;

— правила внутреннего трудового распорядка и пр.

Выплата зарплаты (вознаграждения) без начисления и уплаты ЕСВ и налогов

Эти положения ст. 265 КЗоТ, как и предыдущие, направлены на борьбу с зарплатой «в конвертах». Что касается ответственности за нарушение требований налогового законодательства и законодательства о ЕСВ, то она предусмотрена НКУ и Законом №2464. В связи с проведением контрольных мероприятий по данному вопросу инспектор может потребовать:

— штатное расписание;

— табели учета использования рабочего времени;

— документы по учету выработки;

— документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы.

ПОМНИТЕ!

Работодатель обязан выплачивать заработную плату работникам не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позже 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата.

Проведение окончательного расчета при увольнении регулировано ст. 116 КЗоТ. Напомним, что в общем случае при увольнении работника все причитающиеся ему суммы выплачиваются в день увольнения.

А отпускные должны быть выплачены не позже чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках).

Какие документы в связи с этим может потребовать инспектор? Это могут быть:

— ведомости начисления заработной платы;

— приказы (распоряжения) о премировании, установлении доплат и надбавок, предоставлении отпуска, увольнении и пр.;

— график отпусков;

— документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы.

Если вы взыскиваете с работников какие-то суммы, то подтверждением тому могут стать соответствующие исполнительные документы, приказы об удержании сумм задолженности работников из их заработной платы согласно ст. 127 КЗоТ, заявления работников и пр.

Оплата труда не меньше минимального размера

Согласно этой норме предусмотрена ответственность за несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда. Санкция: штраф в 10-кратном размере минимальной зарплаты, установленной законом на момент выявления правонарушения, за каждого работника, относительно которого осуществлено нарушение. О каких гарантиях идет речь? В первую очередь, об установленных КЗоТ и ст. 12 Закона об оплате труда. Перечислим самые распространенные нарушения, подпадающие под «несоблюдение минимальных госгарантий в оплате труда»:

— установление окладов (тарифных ставок) на уровне ниже прожиточного минимума для трудоспособных лиц, выплата зарплаты в размере ниже минимальной заработной платы, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда;

— несоблюдение порядка оплаты труда в ночное время, в праздничные, нерабочие и выходные дни, в сверхурочное время, при невыполнении норм выработки при изготовлении продукции, оказавшейся браком, а также времени простоя не по вине работника и освоения нового производства;

— несоблюдение порядка оплаты труда за выполненную работу в командировке;

— несоблюдение гарантий по сохранению среднего заработка в случаях, предусмотренных КЗоТ, и другие.

В этом случае, помимо прочих документов, инспектор может потребовать, к примеру:

— положение об оплате труда;

— штатное расписание;

— табели учета использования рабочего времени;

— приказы о направлении работников в командировку;

— документы, связанные с привлечением работников к работе в праздничные, нерабочие и выходные дни, а также в сверхурочное время.

Если у предпринимателя есть мобилизованные работники

Статьей 265 КЗоТ предусмотрен штраф за несоблюдение установленных законом гарантий и льгот для работников, привлекаемых к исполнению воинских обязанностей, предусмотренных законами №2232, №1975 и №3543. Такие гарантии определены, в частности, ст. 119 КЗоТ.

В случае проведения контрольных мероприятий по данному вопросу инспектор по труду может потребовать:

— штатное расписание;

— приказы об освобождении от работы на период исполнения воинских обязанностей;

— приказы об увольнении;

— ведомости начисления заработной платы.

Другие нарушения трудового законодательства

На тот случай, когда нарушений, о которых мы говорили выше, не оказалось, существует норма абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ: нарушение других требований трудового законодательства.

Что это могут быть за нарушения? Остановимся на самых распространенных:

— несоставление графика отпусков и неуведомление работников за две недели о начале отпуска;

— неначисление компенсации потери части зарплаты в связи с нарушением сроков ее выплаты;

— нарушение сроков предупреждения об изменении существенных условий труда;

— неознакомление работников с правилами внутреннего трудового распорядка;

— несоблюдение условий и порядка предоставления ежегодных отпусков, отзыва из отпуска или его переноса;

— неприменение коэффициента корректировки согласно п. 10 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. №100;

— несоблюдение предельных норм сверхурочных работ, установленных в ст. 65 КЗоТ;

— привлечение работников к работе в выходные дни с нарушением порядка;

— нарушение норм в сфере охраны труда и другие.

Для проверки указанных нарушений инспектор может потребовать, в частности:

— график отпусков, приказы об их предоставлении, об отзыве из отпуска или его переносе, а также подтверждение своевременного уведомления работникам о начале отпуска;

— правила внутреннего трудового распорядка с отметкой об ознакомлении с ними работников;

— табели учета использования рабочего времени;

— приказы об изменении существенных условий труда и документы, подтверждающие своевременное предупреждение работников об этом.

Отчетность по наемным работникам

Физлица-предприниматели, использующие труд наемных рабочих, подают следующие отчеты:
1) Отчет по единому социальному взносу (приложение 4 к Порядку №435);
2) Налоговый расчет по форме №1ДФ (утвержден приказом Минфина №4).
Если предприниматель осуществляет выплаты за счет ФСС, он обязан отчитываться об этом в форме Отчета по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи со временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением (форма Ф4-ФСС з ТПП).
А если у предпринимателя произойдет несчастный случай на производстве, он подает еще и отчет об этом по форме приложения 7 к Порядку №435.
Рассмотрим первые два указанных отчета подробнее. Конечно, вопросов об их заполнения достаточно, но попытаемся ответить на наиболее распространенные из них, в частности о заполнении такой отчетности предпринимателем.

Отчет по единому социальному взносу

Отчет по форме приложения 4 к Порядку №435 обязаны подавать все работодатели — то есть лица, использующие наемный труд. Если у предпринимателя в определенном месяце не было наемных работников (даже если было штатное расписание, в котором указаны определенные вакансии), подавать такой отчет он не должен. А вот если наемные работники были (и не важно, по какому договору они работали, трудовому или гражданско-правовому), такой отчет подается в обязательном порядке.

Обратите внимание, что форма отчета в 2018 году изменилась. 6 июля 2018 года официально опубликован приказ Минфина от 15.05.2018 г. №511, излагающий в новой редакции Порядок №435 и формы отчетности по ЕСВ. Разумеется, среди этих форм есть и приложение 4 — отчет по ЕСВ, который работодатели должны были подавать уже за август в сентябре.

Прежде чем приступить к анализу изменений, рассмотрим, что не изменилось, но о чем стоит помнить.

Сроки представления отчета по ЕСВ (приложение 4)

Отчетным периодом является календарный месяц. Работодатели за своих работников и лиц, оказывающих услуги или выполняющих работы по договору ГПХ, обязаны формировать и подавать в органы доходов и сборов отчет в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода.

Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода) застрахованных лиц и суммах ЕСВ в органы доходов и сборов работодатели подают по форме №Д4 согласно приложению 4 к Порядку №435.

Как подать отчет по ЕСВ?

Работодатель-предприниматель подает отчет по ЕСВ по основному месту постановки на учет в качестве плательщика ЕСВ в органах доходов и сборов одним из следующих способов:

— средствами электронной связи в электронной форме с использованием ЭЦП;

— на бумажных носителях вместе с электронной формой на электронных носителях информации;

— на бумажных носителях без электронной формы, если у работодателя количество застрахованных лиц не превышает пяти.

То есть представление отчета по почте по-прежнему будет легальным. И, как и раньше, для применения этого способа представления отчета нужно будет соблюдать определенные правила:

— если работодатель решил отчитаться по почте, он обязан направить отчет по ЕСВ по адресу соответствующего органа доходов и сборов заранее, то есть не позже чем за 10 дней до окончания предельного срока представления;

— отчет считается поданным в день получения отделением почтовой связи от плательщика ЕСВ почтового отправления с отчетностью. В случае утери или порчи почтового отправления либо задержки его вручения органу доходов и сборов по вине оператора почтовой связи плательщик ЕСВ освобождается от всякой ответственности за непредставление или несвоевременное представление такого отчета;

— работодатель в течение 5-ти рабочих дней со дня получения уведомления об утере или порче почтового отправления обязан направить по почте или предоставить лично (по его выбору) органу доходов и сборов второй экземпляр отчета по ЕСВ вместе с копией уведомления об утере или порче почтового отправления.

Как сформировать отчет по ЕСВ?

Все работодатели подают отчет по форме приложения 4 в орган доходов и сборов в виде таблиц 1, 5 и 6.

А вот таблицу 7 подают только те работодатели, у которых есть работники, которым устанавливаются условия пенсионного обеспечения, отличные от условий общеобязательного государственного пенсионного страхования, трудовая деятельность засчитывается при определении права на соответствующую пенсию, а также ведется учет периодов страхового стажа, не связанных с трудовой и/или профессиональной деятельностью.

Заполнение титульного листа отчета

Реквизит 01. На титульном листе приложения 4 указываются отчетный месяц (две цифры) и год (четыре цифры), за который формируется и подается отчет. Этот реквизит заполняется одинаково для всех таблиц приложения 4.

Тип формы: поле, обязательное для заполнения:

первоначальный документ — отчет страхователя с отметкой «початкова» — это документ, на основании которого создается соответствующий электронный отчет в базе данных фискального органа и по сведениям которого формируются данные в реестре застрахованных лиц в Пенсионном фонде;

отменяющий документ — отчет страхователя с отметкой «скасовуюча», служащий основанием для полной отмены информации, которая предварительно была подана в форме «початкова» в фискальные органы;

дополнительный документ — отчет страхователя, который подается, если страхователь не указал данные о застрахованном лице в таблицах 5 или 7 приложения 4.

Реквизит 02. Код ЕГРПОУ или налоговый номер/серия и номер паспорта страхователя для физлиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта:

для физлиц-предпринимателей вносится десятиразрядный номер, под которым они зарегистрированы в качестве налогоплательщиков по справке ГФСУ из Государственного реестра физических лиц.

Реквизит 03. В случае если отчет подается правопреемником, то заполняется код ЕГРПОУ или налоговый номер ликвидированного страхователя. В противном случае указанное поле не заполняется.

Реквизит 04. Наименование страхователя или Ф. И. О. для физлица, местонахождение и телефон — эти реквизиты заполняются в обязательном порядке.

Реквизит 05. Вносятся код и название территориального фискального органа, в который подается отчет, то есть в котором страхователь зарегистрирован налогоплательщиком. Отчет по ЕСВ подается по основному месту учета плательщика.

Реквизит 06. В перечне таблиц отчета приложения 4 напротив названия каждой из таблиц указываются количество листов и количество строк. Напротив тех таблиц, которые не подаются, проставляются прочерки. В графе «Кількість аркушів» фиксируется количество листов документов одной таблицы. В графе «Кількість рядків» — количество заполненных строк на листах документов одной таблицы для таблиц 5 — 9 приложения 4. В графе «Усього» — общее количество листов документов и общий итог заполненных строк на этих листах.

Реквизит 07. Указывается для физлиц-предпринимателей — код, фамилия и подпись физлица-предпринимателя.

Реквизит 08. Ставятся код, фамилия и подпись бухгалтера, для физлиц-предпринимателей это поле не заполняется.

Заполнение таблицы 1 отчета по ЕСВ

Именно на основе таблицы 6 заполняется таблица 1.

В основной части отражаются следующие реквизиты:

Реквизит 01. Код ЕГРПОУ для юрлиц или налоговый номер для физлиц-предпринимателей.

Реквизит 02. В случае если отчет подается правопреемником, ставится код ЕГРПОУ или налоговый номер ликвидированного страхователя. Указанный реквизит заполняется только в случае, если сведения подаются правопреемником, за лиц, состоявших со страхователем, который ликвидирован и имеет правопреемника, в трудовых отношениях или отношениях гражданско-правового характера. В противном случае упомянутый реквизит не заполняется.

Реквизит 03. Указываются отчетный месяц (две цифры) и год (четыре цифры), за который подаются данные по трудовым отношениям;

Реквизит 04. Проставляется код основного вида экономической деятельности. Как правило, этот вид деятельности указывается при регистрации предпринимателя и самостоятельно определяется им как основной. А на практике это должен быть тот вид деятельности, от которого предприниматель получает наибольшую часть дохода.

Реквизиты 05 — 08 предприниматели не заполняют.

Реквизиты 09 — 15. Приводится информация следующего характера:

местонахождение или местожительство плательщика, телефон;

организационно-правовая форма хозяйствования;

номер регистрации страхователя по данным уведомления о постановке на учет плательщика единого взноса или уведомления о регистрации плательщика страховых взносов в органе ПФУ;

название, МФО банка, номера текущих счетов в учреждениях банков.

Реквизит 14. Количество созданных новых рабочих мест в отчетном периоде — указывается один раз и только тогда, когда на предприятии создано новое рабочее место в связи с созданием нового субъекта хозяйствования или увеличением штатной численности работников.

Реквизит 15. Среднесписочная численность штатных работников за месяц исчисляется путем суммирования количества штатных работников учетного состава за каждый календарный день отчетного месяца, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29), включая выходные, праздничные и нерабочие дни, и деления полученной суммы на количество календарных дней отчетного месяца. Определяется в соответствии с Инструкцией по статистике численности работников, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 г. №286.

Далее указываются подробности относительно лиц, о которых составляется отчет, в т. ч.:

— работников, которым на основании действующего законодательства установлена инвалидность. Заполняется согласно приказу Минтруда от 10.02.2007 г. №42;

— работников, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству. Заполняют в соответствии со ст. 14 Закона Украины от 05.07.2012 г. №5067 «О занятости населения».

Учетная штатная численность работников (подробнее об этом показателе (он появился в отчете с августа 2018 года) читайте далее):

— количество лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера;

— количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислены выплаты, в т. ч. отдельно мужчин и женщин.

Строка 1. Указывается общая сумма начисленной заработной платы, вознаграждений за выполненную работу (оказанные услуги) по гражданско-правовым договорам и оплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам.

Строка 2. Фиксируется информация о выплатах, приведенных в строке 1, но с учетом максимальной величины, на которую начисляется ЕСВ, а также включается сумма дополнительной базы начисления ЕСВ.

Строка 3. Начислено единого взноса всего. Указывается общая сумма ЕСВ, начисленная в отчетном периоде.

Строка 4. Приводится сумма доначисленного и/или доудержанного единого взноса в связи с исправлением ошибки, допущенной в предыдущих отчетных периодах.

Строка 5. Проставляется сумма уменьшенного единого взноса в связи с исправлением ошибки, допущенной в предыдущих отчетных периодах.

Строка 6. Указывается общая сумма ЕСВ с учетом корректировок за прошлые отчетные периоды, которая определяется путем прибавления данных, указанных в строках 3, 4, из которых вычитаются данные строки 5.

Образец составления обновленной таблицы 5 приводим далее. Поэтому на данной таблице не останавливаемся и переходим сразу к таблице 6.

Заполнение таблицы 6 отчета по ЕСВ

Таблица 6 предназначена для формирования страхователем в разрезе каждого застрахованного лица сведений о суммах начисленной ему заработной платы (дохода) в отчетном месяце, которые вносятся в персональные учетные карточки застрахованных лиц Реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Реквизит 01. Указывается налоговый номер для физлиц-предпринимателей.

Реквизит 02. В случае если отчет подается правопреемником, то заполняется код ЕГРПОУ или налоговый номер ликвидированного страхователя. Указанный реквизит заполняется только в случае, если сведения подаются правопреемником, за лиц, состоявших со страхователем, который ликвидирован и у которого есть правопреемник, в трудовых отношениях или отношениях гражданско-правового характера. В противном случае указанный реквизит не заполняется.

Реквизит 03. Указываются отчетный месяц (две цифры) и год (четыре цифры), за который подаются сведения о начислении заработной платы;

Реквизит 04. Тип — отметка «Х»: вносится в клеточку соответствующего варианта: первоначальный документ, отменяющий документ или дополнительный документ. Для таблицы 6 «скасовуюча» форма не может применяться без одновременного представления первоначальной ведомости.

Реквизит 06. Гражданин Украины (1 — да; 0 — нет): для застрахованных лиц, являющихся гражданами Украины, ставится отметка «1», а для застрахованных лиц из числа иностранцев — «0».

Реквизит 07. Мужчина — Ч, женщина — Ж: для застрахованных лиц мужского пола указывается буква Ч, а для застрахованных лиц женского пола — буква Ж.

Реквизит 08. Налоговый номер — регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика — для физлиц, кроме лиц, имеющих отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта.

Реквизит 09. Код категории ЗО: указываются код в соответствии с Таблицей соответствия кодов категории застрахованного лица. Выбранный из этой таблицы код категории застрахованного лица должен соответствовать фактическому статусу застрахованного лица в отношениях со страхователем. (Для застрахованного лица, являющегося наемным работником на общих основаниях, — 1; для застрахованного лица, являющегося работающим инвалидом на предприятии, — 2).

Если застрахованному лицу в течение отчетного периода начислялось пособие по временной нетрудоспособности, то оно отражается по отдельному коду категории ЗО — это код 29 — лица, которым в отчетном периоде начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Реквизит 10. Указывается соответствующий код типа начислений от единицы «1» до четырнадцати «14» или поле остается пустым.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующих месяцах, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках по первой строке с кодом типа начислений 10.

Реквизит 11. Месяц и год, за который проведено начисление, — реквизит обязательно должен быть заполнен значением месяца и года, за которые проведено начисление.

Реквизит 12. Вносятся полностью фамилия, имя и отчество в соответствии с украиноязычной страницей паспорта застрахованного лица, а для застрахованных лиц из числа иностранцев — в соответствии с заверенным в установленном законодательством Украины порядке переводом на украинский язык паспортного документа.

Реквизит 13. Указывается количество календарных дней временной нетрудоспособности (больничные листки) отдельно за каждый соответствующий месяц, приходящийся на дни временной нетрудоспособности.

Реквизит 14. Указывается количество календарных дней отпуска, в которых лицо находилось за свой счет.

Реквизит 15. Проставляется количество дней нахождения в трудовых/гражданско-правовых отношениях в течение календарного отчетного месяца. Заполняются в каждом отчетном периоде в реквизите 15 таблицы 6 начиная с 1 января 2013 года. Показатель соответствует количеству календарных дней от 1-го по 31-е (28, 29, 30), в зависимости от количества календарных дней в месяце. Если начало трудовых отношений совпадает с первым числом месяца и отсутствует факт увольнения застрахованного лица в отчетном периоде (окончания гражданско-правовых отношений), значение реквизита 15 всегда равно количеству календарных дней в месяце. При наличии факта увольнения показатель соответствует количеству календарных дней продолжительности трудовых отношений в отчетном месяце с учетом дня увольнения. Для лиц, у которых отношения с работодателем определяются условиями трудового договора, значение реквизита 15 зависит только от даты начала трудовых отношений и от даты окончания трудовых отношений.

Реквизит 16. Указывается количество дней нахождения в отпуске по беременности и родам в соответствующем месяце. Заполняется для кодов категорий ЗО — 42, 43, 44, 45, где отражается количество календарных дней пособия по беременности и родам, отдельно за каждый соответствующий месяц, приходящийся на дни по беременности и родам.

Реквизит 17. Общая фактическая сумма начисленной заработной платы/дохода (всего с начала отчетного месяца) (числитель): вносятся суммы начисленной заработной платы по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату (кроме отпускных, они отражаются отдельной строкой с типом начисления — 10), другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда», и суммы вознаграждения физлицам за выполнение работ (оказание услуг) по гражданско-правовым договорам; оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, осуществляемой за счет работодателя, и пособия по временной нетрудоспособности и суммы пособия по беременности и родам, начисленные застрахованному лицу в отчетном периоде. Начисления отражаются за календарный месяц (с первого по последнее число месяца). Реквизит «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» по каждому отдельному застрахованному лицу формируется и заполняется с учетом следующей очередности отражения выплат при условии их начисления этому лицу в одном отчетном периоде:

а) фонд оплаты труда;

б) сумма вознаграждения по гражданско-правовым договорам (кроме гражданско-правового договора, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые работы (оказываемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в свидетельстве о государственной регистрации его в качестве предпринимателя);

в) сумма пособия по временной нетрудоспособности, сумма пособия по беременности и родам.

Суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, отражаются в отдельных строках с кодом категории застрахованного лица 29, 36, 37, 39 в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц.

Суммы начисленного пособия по беременности и родам показываются в отдельных строках с кодом категорий застрахованного лица — 42, 43, 44, 45 в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на такой месяц, отдельно за каждый соответствующий месяц, приходящейся на дни отпуска по беременности и родам в соответствии с механизмом начисления единого взноса, определенным Инструкцией о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 20.04.2015 г. №449, а именно:

1) определяется среднедневной размер пособия по беременности и родам путем деления начисленной суммы такого пособия на количество дней, за которые оно начислено;

2) определяется сумма пособия по беременности и родам, приходящаяся на каждый месяц отдельно, путем умножения среднедневного размера такого пособия на количество календарных дней каждого месяца, за которые оно начислено;

3) определяется сумма единого взноса для работодателя путем умножения рассчитанной суммы пособия по беременности и родам за каждый месяц отдельно на размер единого взноса (22%).

Суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, с кодом типа начислений 10.

Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующих месяцах, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках по первой строке с кодом типа начислений 10. При этом суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в вышеупомянутый реквизит в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в следующих месяцах, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в следующих строках по первой строке.

Если начисления фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления.

Внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только:

— при отражении сумм перерасчета заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;

— при отражении сторнированных сумм отпускных и пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.

Реквизит 18. Вносятся суммы, в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, денежного обеспечения, налогооблагаемого дохода (прибыли), общего налогооблагаемого дохода, на которые начисляется единый взнос в соответствии с законом. Реквизит «Сума нарахованої заробітної плати (доходу) у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» по каждому застрахованному лицу формируется исключительно с учетом следующей очередности отражения выплат при условии их начисления этому лицу в одном отчетном периоде:

а) фонд оплаты труда;

б) сумма вознаграждения по гражданско-правовым договорам (кроме гражданско-правового договора, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые работы (оказываемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в свидетельстве о государственной регистрации его в качестве предпринимателя);

в) сумма пособия по временной нетрудоспособности, сумма пособия по беременности и родам.

Реквизит 19. Указывается сумма разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платы. Разница показывается только в случае, если фактическая сумма заработной платы меньше размера минимальной заработной платы.

Реквизит 20. Суммы не указываются.

Реквизит 21. Отражается сумма начисленного единого взноса за отчетный месяц (на заработную плату/доход). Работодатели начисляют единый взнос на сумму начисленной зарплаты по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную платы, другие поощрительные и компенсационные выплаты.

Реквизит 22. Признак наличия трудовой книжки (числитель): отметка «Х» ставится, если застрахованное лицо работает на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, и его трудовая книжка находится у страхователя (плательщика).

Реквизит 23. Признак наличия спецстажа (знаменатель): отметка «Х» ставится в случае наличия у застрахованного лица оснований в соответствии с действующим законодательством для учета специального стажа или права на использование льгот по пенсионному обеспечению.

Реквизит 24. Признак неполного рабочего времени (1 — да, 0 — нет). Признак «неполное рабочее время» согласно ст. 56 КЗоТ устанавливается соглашением сторон как при приеме на работу, так и в период работы. Признак «неполное рабочее время» проставляется в случае, если лицо:

— работает неполный рабочий день (то есть уменьшение продолжительности ежедневной работы на оговоренное количество часов);

— работает неполную рабочую неделю (при которой сохраняется нормальная продолжительность рабочего дня, но уменьшается количество рабочих дней в неделю);

— сочетает неполный рабочий день и неполную рабочую неделю (например, продолжительность рабочего дня 5 часов при 4-х рабочих днях в неделю). Для отношений по гражданско-правовому договору реквизит 24 не заполняется.

Реквизит 25. Признак нового рабочего места: отметка «Х» ставится в случае трудоустройства лица на новое рабочее место.

Реквизит 26. Количество заполненных строк на листе: указывается количество заполненных строк на этом листе.

Реквизит 27. Вносится дата заполнения таблицы.

Реквизит 28. Указываются для физлиц-предпринимателей: код, фамилия и подпись физлица-предпринимателя.

Реквизит 29. Для физлиц-предпринимателей это поле не заполняется.

Что изменилось в отчете по ЕСВ с августа 2018 года?

Изменения в заглавной части

В заглавной части этой таблицы теперь в реквизите 15 указывается не штатная численность работников (как было раньше), а учетная численность штатных работников. А остальные строки реквизита остались без изменений. Что означает это изменение и чем учетная численность штатных работников будет отличаться от среднесписочной?

Среднесписочная численность штатных работников определяется работодателем в соответствии с п. 3.2 Инструкции №286.

Штатная численность работников предусматривала указание в таблице 1 установленного на первое число отчетного периода работодателем состава работников (персонала), с которыми заключен трудовой договор (контракт) в соответствии с утвержденным работодателем перечнем должностей (с учетом вакантных), в котором указан размер оклада для конкретной должности. Начиная с отчетного месяца августа 2018 г. этот показатель мы больше не считаем и не указываем в отчете по ЕСВ. Вместо этого приводим учетную численность штатных работников, которую нужно рассчитывать согласно разделу 2 упомянутой Инструкции.

Изменения относительно работников с инвалидностью.

В таблице 1 появились строки, в которых нужно будет отражать сумму ЕСВ, которая была бы начислена на зарплату работников с инвалидностью по ставке 22%, если бы не применение льготной ставки ЕСВ (8,41%, 5,3%, 5,5%). Эти строки добавлены в строку 3 таблицы 1, и их теперь три (3.2.1, 3.3.1, 3.4.1).

Но это актуально только для юридических лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Частные предприниматели не могут применять ставку 8,41% к доходам работников с инвалидностью. Следовательно, частные предприниматели новые дополнительные строки Отчета не заполняют.

Таблица 5 — добавлены семь новых граф для сведений о работнике!

В таблицу 5 добавили новые графы:

реквизит 12 — «Професійна назва роботи»;

реквизит 13 — «Код ЗКПТР»;

реквизит 14 — «Код класифікатора професій»;

реквизит 15 — «Посада»;

реквизит 16 — «Документ підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду»;

реквизит 18 — «дата створення нового робочого місця (штатної одиниці) на яке в звітному періоді працевлаштований працівник»;

реквизит 19 «Військове звання».

Итак, теперь в этой таблице следует фиксировать не только прием и увольнение работников, их декретные отпуска, но и перевод на другую должность или изменение названия должности! Конечно, если таких кадровых операций в отчетном месяце не было, составлять и подавать таблицу 5, как и раньше, не нужно.

Пример. В течение августа 2018 года предприниматель принял на работу одного работника по основному месту работы и уволил совместителя. Также вернулась одна работница из отпуска по беременности и родам и сразу же ушла в отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет. В таблице 5 за август эта информация будет отражена следующим образом (см. образец 5 фрагмента таблицы 5).

Образец 5

Кстати, в таблице 5 есть старый реквизит 8 «категорія особи». И все категории лиц перечислены непосредственно в самой таблице 5 внизу под табличной частью.

К ним в новой редакции таблицы 5 были добавлены следующие категории лиц:

7 — лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава, получающие пособие по беременности и родам;

8 — лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава.

Но эти новшества предпринимателей также не касаются, поскольку они актуальны только для тех, кто ведет учет военнослужащих.

Таблица 6 — новый код типа начислений 14!

Общий вид таблицы 6 отчета по ЕСВ не подвергся изменениям. Но в Кодах типа начислений появился еще один новый код. Поэтому говорим о реквизите 10 этой таблицы.

При заполнении реквизита 10 таблицы 6 раньше уже применялся код 13. По нему следует отражать сумму разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платой за отчетный месяц (по заработной плате/доходу, денежному обеспечению). Но это касается текущего месяца.

А что делать, если такую разницу нужно отразить в отчете за прошлые отчетные периоды? Вот для этого и ввели новый код 14. Правда, пользоваться им можно только в одном случае.

Новый код типа начислений 14 — сумма разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платы (дохода) за предыдущие периоды в связи с осуществлением перерасчета при увольнении работника за предыдущие периоды, связанные с уточнением дней отпуска, использованного вперед (в связи со сторнированием).

Исправляем ошибку в отчете по ЕСВ: практические советы

Если ошибка выявлена до окончания предельного срока представления отчета.

Согласно п. 1 раздела V Порядка №435 при выявлении ошибки в отчете до окончания срока представления этого отчета страхователь повторно формирует и подает отчет в полном объеме в фискальный орган по месту учета.

Действующим считается последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания сроков представления отчетности.

Обратите внимание: если страхователь до окончания срока представления отчета подает только отдельные таблицы за текущий отчетный период отчета со статусом «скасовуючі», «додаткова», этот отчет не считается отчетом и считается не подававшимся.

Если ошибка выявлена в отчете за прошлый отчетный период.

Пунктом 2 разд. V Порядка №435 определено, что в случае выявления страхователем в отчете по ЕСВ по окончании отчетного периода ошибки в реквизитах (кроме сумм), касающейся страхователя или застрахованного лица, подаются отменяющие документы. То есть страхователь должен сформировать и подать отчет за предыдущий период, содержащий:

— перечень таблиц отчета;

— соответствующую таблицу со статусом «скасовуючі» с ошибочными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц;

— соответствующую таблицу со статусом «початкова» с указанными правильными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц. При этом таблица 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» приложения 4 должна содержать данные по каждому застрахованному лицу в отдельности.

Отчет, сформированный для исправления ошибок за предыдущие отчетные периоды, не должен содержать таблицы 1 — 4 приложения 4 к отчету по ЕСВ. А внесение изменений в суммы начисленной заработной платы или дохода и в связи с этим доначисленные суммы единого взноса за отчетный месяц при формировании и представлении отменяющих документов не допускается.

Таблицы 5 и 7.

Согласно абзацу первому п. 4 разд. V Порядка №435, если в таблице 5 «Відомості про трудові відносини осіб» приложения 4 страхователь не указал никакого действия относительно застрахованного лица из предусмотренных п. 8 разд. IV Порядка №435, он подает отчет за предыдущий период, содержащий:

— титульный лист (перечень таблиц Отчета) с отметкой «додаткова»;

— таблицу 5 со статусом «додаткова», содержащую данные на это застрахованное лицо.

Отчет с отметкой «додаткова» не должен содержать таблицы 1 — 4 приложения 4.

Аналогично подается таблица 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» приложения 4.

Если необходимо полностью отменить сведения, указанные в таблицах 5 и 7 приложения 4, подаются только отменяющие документы относительно выявленных недостоверных сведений о застрахованном лице.

В случае если страхователь подает за один и тот же отчетный период таблицы со статусами «скасовуюча» и «додаткова», они подаются с отдельными титульными листами (как два отдельных отчета) (п. 6 разд. V Порядка №435).

Таблица 6.

Ошибки, которые можно исправить в таблице 6, делятся по порядку исправления на:

— ошибки, допущенные при указании сумм дохода и ЕСВ. Эти ошибки нужно исправлять в таблице 6 отчета по ЕСВ за тот отчетный период, в котором они были найдены и исправлены, отдельной строчкой из кода типа начислений в графе 10 «2» или «3».

— ошибки не в числовых показателях. Такие ошибки можно исправлять путем представления отменяющих и первоначальных таблиц. Но такие таблицы должны содержать данные по каждому застрахованному лицу в отдельности (п. 2 разд. V Порядка №435).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если заработная плата начисляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления, и отражаются в таблице 6 отчета по ЕСВ в общей сумме дохода работника.

Какой отчет по ЕСВ считается действительным?

С 1 августа 2018 г. уточнили, какой именно документ является действующим. То есть какой из поданных работодателем отчетов (а их в течение отчетного периода может быть несколько) будет считаться ГФС именно поданным отчетом.

Раньше в п. 1 раздела V Порядка №435 указывалось, что действующим считается последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания сроков представления отчетности.

Теперь действующим считается последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания сроков представления отчетности, прошедший все контроли при загрузке в Реестр страхователей и в Реестр застрахованных лиц.

То есть, например, если предприниматель подает отчет в электронном виде, одной квитанции о том, что он был направлен в ГФС, недостаточно. Окончательно успокоиться, что отчет будет считаться поданным, можно будет только после того, как работодатель получит квитанцию о приеме без всяких замечаний от контролеров.

Ответственность за нарушение сроков представления отчета по ЕСВ

В соответствии с п. 7 части одиннадцатой ст. 25 Закона №2464 за непредставление, несвоевременное представление, представление не по установленной форме отчета по ЕСВ орган Государственной фискальной службы налагает штраф в размере 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан за каждое такое непредставление, несвоевременное представление или представление не по установленной форме. В 2018 году размер штрафа составляет 170 грн.

Но те же действия, совершенные плательщиком ЕСВ, к которому на протяжении года был применен штраф за такое нарушение, — влекут за собой наложение штрафа в размере 60 н. м. д. г. за каждое такое непредставление, несвоевременное представление или представление не по установленной форме отчета по ЕСВ. А это уже 1020 грн (в 2018 году).

Кроме того, нарушителю грозит административный штраф.

Согласно части первой ст. 165-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях непредставление, несвоевременное представление, представление не по установленной форме отчетности по ЕСВ — влечет за собой наложение штрафа на физлицо-предпринимателя от 30 до 40 н. м. д. г. В 2018 году это 510 — 680 грн.

Те же действия, совершенные лицом, которое на протяжении года было подвергнуто административному взысканию за одно из правонарушений, указанных в части первой данной статьи, — влекут за собой наложение штрафа на физлицо-предпринимателя от 40 до 50 н. м. д. г. И это уже 680 — 850 грн.

Налоговый расчет по форме №1ДФ

Сроки и порядок представления

Налоговый расчет по форме №1ДФ подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Если последний день срока представления налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока считается следующий за выходным или праздничным операционный (банковский) день.

Если до окончания предельного срока представления формы №1ДФ налоговый агент обнаруживает ошибки в ранее поданном за текущий отчетный период расчете, он подает новый расчет с исправленными показателями за этот же отчетный период. Штрафные санкции и административные штрафы в таком случае не применяются.

Налоговый расчет по форме №1ДФ подается одним из следующих способов:

— средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия об использовании электронной цифровой подписи ответственного лица налогового агента в порядке, определенном законодательством;

— на бумажном носителе вместе с электронной формой на электронном носителе информации;

— на бумажном носителе, если количество строк в налоговом расчете не превышает десяти.

Налоговый расчет готовится в двух экземплярах. Один экземпляр подается в контролирующий орган (ГНИ). Второй — с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и проставленным номером порции, полученным при обязательной регистрации расчета в контролирующем органе, возвращается налоговому агенту.

В электронной форме средствами электронной связи налоговый расчет подается в соответствии с порядком подготовки и представления налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи.

Куда подается

Налоговые агенты — юридические лица подают форму №1ДФ в орган ГФС по своему местонахождению или местонахождению их обособленных подразделений.

А вот физлица-предприниматели — по своему налоговому адресу, то есть местожительству, по которому физлицо состоит на учете в качестве налогоплательщика.

Заполнение формы №1ДФ

Требования по заполнению приводим в удобной табличке, как их приводят налоговики в разъяснении (см. таблицы 1 — 4).

Таблица 1

Заполнение заглавной части формы №1ДФ

Наименованиестроки Объяснения по заполнению
Тип налогового расчета В реквизите:
  • «Звітний» проставляется отметка «х», если подается Налоговый расчет за отчетный период;
  • «Звітний новий» проставляется отметка «х», если в поданном ранее отчетном Налоговом расчете была допущена ошибка и она исправляется путем представления нового Налогового расчета до наступления предельного срока его представления;
  • «Уточнюючий» ставится отметка «х», если подается уточняющий Налоговый расчет (с целью уточнения показателей поданного ранее расчета позже предельного срока представления) (абз. 3 п. 3.1 Порядка №4).
Порядок заполнения Отчетного нового и Уточняющего налоговых расчетов одинаков. Отчетный новый и Уточняющий налоговые расчеты подаются на основании информации из предыдущего поданного Налогового расчета и содержат информацию только по уточняемым строкам и реквизитам (п. 4.4 Порядка №4)
Налоговый номер юрлица (налоговый номер или серия и номер паспорта самозанятого физлица) В этом реквизите указывается налоговый номер юрлица — налогового агента, налоговый номер или серия и номер паспорта физлица — налогового агента (для физлиц, которые в силу своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте), которое подает Налоговый расчет (абз. 5 п. 3.1 Порядка №4).
Заполняются клеточки слева направо (для юрлиц дополняется слева нулями до восьми цифр, если значимых цифр меньше 8) (абз. 5 п. 3.1 Порядка №4)
Отчетный период В реквизите «Звітний період» указывается порядковый номер отчетного квартала и год.
Отчетный период показывается арабскими цифрами (например, 01 2015) (абз. 12 п. 3.1 Порядка №4)
Работало по трудовым договорам (контрактам) В реквизите «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» проставляется количество работников юрлица или самозанятого физлица, которые работают по трудовым договорам (контрактам) в отчетном квартале и которым начислен доход (абз. 7 п. 3.1 Порядка №4).
Если в течение отчетного периода количество работников менялось в связи с приемом и увольнением с места работы, то в реквизите «Працювало за трудовими договорами» указывается максимальное количество работников, фактически работавших по трудовым договорам в течение отчетного квартала (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»))
Обратите внимание! В реквизит «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» также включаются внешние совместители, так как с ними в соответствии с ч. 2 ст. 21 КЗоТ заключаются трудовые договоры (контракты) (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»)).
Реквизит «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» заполняется только в случае наличия у юрлица или у самозанятого физлица наемных работников и только для первой порции Налогового расчета (абз. 9 п. 3.1 Порядка №4).
Поскольку Уточняющий налоговый расчет подается на основании информации из предварительно поданного Налогового расчета, при представлении Уточняющего налогового расчета необходимо указать номер порции напротив надписи «Порція» и заполнить реквизиты «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами».
При представлении уточняющего налогового расчета проставляется тот номер порции, который был проставлен в поданном ранее налоговом расчете (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»)).
Работало по гражданско-правовым договорам В реквизите «Працювало за цивільно-правовими договорами» указывается количество работников, работавших в отчетном квартале по договорам гражданско-правового характера (абз. 8 п. 3.1 Порядка №4).
Реквизит «Працювало за цивільно-правовими договорами» заполняется только в случае наличия у юрлица или у самозанятого физлица наемных работников и только для первой порции Налогового расчета (абз. 9 п. 3.1 Порядка №4).
ФЛП, выполнявшие работы по гражданско-правовым договорам, в соответствии с абз. 4 п. 3.3 разд. 3 Инструкции по статистике количества работников в количество «працюючих за цивільно-правовими договорами» не включаются (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»)).
Поскольку Уточняющий налоговый расчет подается на основании информации из предварительно поданного Налогового расчета, при представлении Уточняющего налогового расчета необходимо указать номер порции напротив надписи «Порція» и заполнить реквизиты «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами».
При представлении уточняющего налогового расчета проставляется тот номер порции, который был проставлен в поданном ранее налоговом расчете (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»))
ПОРЦИЯ № В реквизите «ПОРЦIЯ №» проставляется номер порции (абз. 4 п. 3.1 Порядка №4).
Налоговый расчет подается налоговыми агентами со штатной численностью работников:
  • до 1000 человек — единым документом на всех работающих с обязательным заполнением их налоговых номеров или серии и номера паспорта — одной порцией;
  • более 1000 человек — возможно представление Налогового расчета несколькими порциями, каждая из которых представляет собой отдельный Налоговый расчет со своим номером порции (п. 2.4 Порядка №4).
В случае если обособленное подразделение юрлица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, Налоговый расчет в виде отдельной порции за такое подразделение подает юрлицо в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения (п. 2.6 Порядка №4).
Срок представления последней порции не должен превышать установленного срока представления налогового расчета (п. 2.4 Порядка №4).
Листы отдельного налогового расчета сшиваются (п. 2.4 Порядка №4).
Поскольку Уточняющий налоговый расчет подается на основании информации из предварительно поданного Налогового расчета, при представлении Уточняющего налогового расчета необходимо указать номер порции напротив надписи «Порція» и заполнить реквизиты «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами».
При представлении уточняющего налогового расчета проставляется тот номер порции, который был проставлен в поданном ранее налоговом расчете (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»))

Таблица 2

Заполнение раздела 1 «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку» формы №1ДФ

Наименование показателя Номер графы Объяснения по заполнению
№ п/п 1 В графе 1 отражается порядковый номер заполняемой строки (абз. 14 п. 3.1 Порядка №4)
Налоговый номер или серия и номер паспорта 2 В графе 2 отражается регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта физлица (для физлиц, которые в силу своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий орган государственной налоговой службы и имеют отметку в паспорте), о котором предоставляется информация в Налоговом расчете (абз. 15 п. 3.1 Порядка №4).
Заполняются клеточки в графе 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» налогового расчета по ф. 1ДФ слева направо, пропуски (пробелы) при этом не допускаются. Минимальное количество знаков в данной графе — 8.
Налоговому агенту не нужно в графе 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» налогового расчета по ф. №1ДФ дополнять слева направо нулями информацию о серии и номере паспорта физлица
Сумма начисленного дохода (грн, коп.) В графе 3а отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физлицу в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов (п. 3.2 Порядка №4).
В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены ли такие доходы (абз. 2 п. 3.2 Порядка №4).
Начисленный доход отражается полностью, без вычета НДФЛ, суммы ЕСВ, страховых взносов в Накопительный фонд, в случаях, предусмотренных законом, — обязательных страховых взносов в негосударственный пенсионный фонд, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, суммы НСЛ при ее наличии (абз. 3 п. 3.2 Порядка №4).
Сумма начисленного дохода в графе 3а отражается в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками) (абз. 2 п. 3.5 Порядка №4).
В случае полной и своевременной выплаты заработной платы за отчетный квартал гр. 3 = гр. 3а без вычета НДФЛ, суммы ЕСВ, страховых взносов в Накопительный фонд, в случаях, предусмотренных законом, — обязательных страховых взносов в негосударственный пенсионный фонд, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, суммы НСЛ при ее наличии (письмо ГНАУ от 10.08.2011 г. №14496/6/17-0215)
Сумма выплаченного дохода (грн, коп.) 3 В графе 3 отражается сумма фактически выплаченного физлицу дохода (также без вычета НДФЛ, ЕСВ, страховых взносов в накопительные и негосударственный пенсионный фонд, суммы НСЛ) в разрезе признаков доходов и НСЛ (п. 3.3 Порядка №4).
Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в налоговый расчет за I квартал входит заработная плата за январь, которая начислена в январе и выплачена в феврале, за февраль (начислена в феврале и выплачена в марте), за март (начислена в марте и выплачена в апреле) (абз. 2 п. 3.3 Порядка №4).
Сумма выплаченного дохода в графе 3 отражается в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками) (абз. 2 п. 3.5 Порядка №4).
В случае полной и своевременной выплаты заработной платы за отчетный квартал гр. 3 = гр. 3а без вычета НДФЛ, суммы ЕСВ, страховых взносов в Накопительный фонд, в случаях, предусмотренных законом, — обязательных страховых взносов в негосударственный пенсионный фонд, которые в соответствии с законом уплачиваются за счет заработной платы работника, суммы НСЛ при ее наличии (письмо ГНАУ от 10.08.2011 г. №14496/6/17-0215)
Сумма удержанного налога (грн, коп.) начисленного В графе 4а отражается сумма НДФЛ, начисленного и удержанного из дохода, начисленного физлицу в разрезе признаков дохода и НСЛ (п. 3.4 Порядка №4).
Сумма начисленного НДФЛ в графе 4а отражается в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками) (абз. 2 п. 3.5 Порядка №4)
Сумма удержанного налога (грн, коп.) перечисленного 4 В графе 4 отражается фактическая сумма перечисленного НДФЛ в бюджет (п. 3.5 Порядка №4).
Сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в графе 4 отражается в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками) (абз. 2 п. 3.5 Порядка №4).
Сумма налога, который перечисляется в установленные сроки в бюджет в следующем месяце, должна быть отражена в Налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который осуществлено перечисление налога.
Например, в графу 4 Налогового расчета за I квартал входит сумма налога за январь, которая начислена в январе и перечислена в феврале, за февраль (начислена в феврале и перечислена в марте), за март (начислена в марте и перечислена в апреле) (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»)).
Если заработная плата выплачивается несвоевременно (в следующем квартале), то несмотря на то что НДФЛ перечисляется в бюджет в законодательно установленные сроки (в течение 30-ти календарных дней, следующих за месяцем начисления доходов), сумма фактически перечисленного в бюджет налога отражается в графе 4 Налогового расчета за следующий квартал (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»)).
Признак дохода 5 В графе 5 указывается признак дохода согласно «Справочнику признаков доходов для заполнения ф. №1ДФ» (п. 3.6 Порядка №4).
Признак дохода определяется к начисленному доходу (в Налоговом расчете отражаются все виды доходов независимо от того, подлежат ли они обложению НДФЛ). Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом (п. 3.6 Порядка №4).
По каждому физлицу нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов у него имеется. О каждом признаке дохода физлица нужно заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2, кроме случаев, указанных в пп. 3.7 и 3.8 Порядка №4 (п. 3.6 Порядка №4).
Заработная плата для целей обложения НДФЛ — основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты или другие выплаты и вознаграждения, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма в соответствии с законом (пп. 14.1.48 НКУ)
Дата приема на работу (дд/мм/рррр) 6 В графе 6 указывается дата приема на работу (число, порядковый номер месяца, год — например «17.03.2015») только для тех работников, которые были приняты в отчетном квартале (п. 3.7 Порядка №4).
Для физлиц, не менявших место работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются (п. 3.7 Порядка №4).
В случае неоднократного приема физлица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале о таком лице нужно заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном квартале (п. 3.7 Порядка №4).
Дата увольнения с работы (дд/мм/рррр) 7 В графе 7 указывается дата увольнения с работы (число, порядковый номер месяца, год — например «17.03.2015») только для тех работников, которые были уволены в отчетном квартале (п. 3.7 Порядка №4).
Для физлиц, не менявших место работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются (п. 3.7 Порядка №4).
В случае неоднократного приема физлица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале о таком лице нужно заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном квартале (п. 3.7 Порядка №4)
Признак налог. соцльготы 8 В графе 8 отражается признак налоговой социальной льготы согласно Справочнику признаков налоговых социальных льгот (п. 3.8 Порядка №4).
Графа 8 заполняется только для физлиц, имевших льготы по налогу в отчетном периоде согласно законодательству по месту получения основного дохода.
При отсутствии у физлица льгот в отчетном периоде графа 8 прочеркивается (п. 3.8 Порядка №4).
При заполнении графы 8 следует учитывать тот признак льготы, который соответствует начисленному доходу.
Допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода только в случае наличия у физлица нескольких признаков льгот по такому признаку дохода (наличие разных льгот в каждом из трех месяцев квартала) (п. 3.8 Порядка №4)
Признак (0, 1) 9 Графа 9 заполняется только для Налогового расчета с отметкой «Звітний новий» и «Уточнюючий»:
  • для исключения одной ошибочной строки из предварительно введенной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — на исключение строки;
  • для ввода новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все его графы и в графе 9 указать «0» — на ввод строки;
  • для замены одной ошибочной строки другой нужно исключить ошибочную информацию (см. выше) и ввести правильную информацию (см. выше), то есть полностью заполнить две строки, одна из которых исключает предварительно внесенную информацию, а вторая вносит правильную информацию. В таком случае в первой строке в графе 9 указывается «1» — строка на исключение, а во второй — «0» — строка на ввод (п. 3.9, абз. 3-5 п. 4.4 Порядка №4)
Строка «Всього»   В строке «Всього» раздела I указывается общая сумма:
  • начисленного дохода (по графе 3а);
  • выплаченного дохода (по графе 3);
  • начисленного налога (по графе 4а);
  • перечисленного налога (по графе 4) (п. 3.10 Порядка №4).
В случае представления уточняющего Налогового расчета и заполнения строк на исключение одной ошибочной строки из предварительно введенной информации и ввода новой или пропущенной строки итоговая строка «Всього» по гр. 3а, 3, 4а и 4 не заполняется (вопрос-ответ по коду 103.25 из ресурса База налоговых знаний («ОИР»)).

Таблица 3

Заполнение раздела II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір» формы №1ДФ

Наименование показателя Объяснение по заполнению
Налогообложение процентов Строка «Оподаткування процентів» заполняется налоговыми агентами, в частности банками, кредитными союзами, которые в отчетном квартале начисляли доходы в виде процентов.
В строке «Оподаткування процентів» указывается общая сумма дохода, начисленного в виде процентов, общая сумма начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ (абз. 2 п. 3.11 Порядка №4).
Суммы дохода в виде процентов и НДФЛ отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками).
Сведения о физлице — плательщике налога, которому начислены доходы в виде процентов, не указываются (абз. 2 п. 3.11 Порядка №4)
Налогообложение процентов — исключение Строка «Оподаткування процентів — виключення» предназначена для корректировки ранее поданной отчетности.
В случае представления Налогового расчета с отметкой «Звітний новий» или «Уточнюючий» для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Оподаткування процентів — виключення» повторяются показатели граф ошибочной строки, а в строке «Оподаткування процентів» указываются правильные данные (абз. 8 п. 4.4 Порядка №4).
Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею Строка «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» заполняется налоговыми агентами, операторами лотереи, которые в отчетном квартале начисляли доходы в виде выигрышей (призов) в лотерею.
В строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» указываются общая сумма дохода, начисленного и выплаченного в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ (абз. 3 п. 3.11 Порядка №4).
Суммы дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею и НДФЛ отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками).
Сведения о физлице — плательщике налога, которому начислены доходы в виде выигрышей (призов) в лотерею, не указываются (абз. 3 п. 3.11 Порядка №4)
Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею — исключение Строка «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення» предназначена для корректировки ранее поданной отчетности.
В случае представления Налогового расчета с отметкой «Звітний новий» или «Уточнюючий» для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення» повторяются показатели граф ошибочной строки, а в строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» указываются правильные данные (абз. 10 п. 4.4 Порядка №4).
Военный сбор Строка «Військовий збір» заполняется всеми налоговыми агентами, которые в отчетном квартале начисляли доходы, из которых удерживается военный сбор.
Перечень доходов, из которых удерживается военный сбор, приведен в справочнике «Налогообложение выплат работникам»
В графе «Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)» указывается общая сумма начисленного в течение отчетного квартала всем физлицам дохода, из которого удерживают военный сбор.
Если физлицу начисляли необлагаемый доход, который в разделе I отражался отдельной строкой с соответствующим признаком дохода, то в разделе II такой доход не отражается.
В графе «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)» указывается общая сумма выплаченного в течение отчетного квартала всем физлицам дохода, из которого удерживают военный сбор.
Обратите внимание! Если в отчетном квартале физлицам начислялся доход в виде заработной платы, которая была своевременно выплачена, то показатель графы «Загальна сума нарахованого доходу» и показатель графы «Загальна сума виплаченого доходу» будут равны.
Если же физлицу начислялись доходы, отличные от заработной платы, то в графе «Загальна сума виплаченого доходу» указывается фактическая выплата дохода (которая может отличаться от начисленной выплаты).
У графі «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.) нарахованого» указывается общая сумма удержанного со всех физлиц военного сбора в течение отчетного квартала.
В графе «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.) перерахованого» указывается общая сумма военного сбора, фактически перечисленного в бюджет в течение отчетного квартала (абз. 4 п. 3.11 Порядка №4).
Обратите внимание! Если в отчетном квартале физлицам начислялся доход в виде заработной платы, которая была своевременно выплачена, то показатель графы «Загальна сума утриманого податку, збору нарахованого» и показатель графы «Загальна сума утриманого податку, збору перерахованого» будут равны.
Если же физлицу начислялись доходы, отличные от заработной платы, то в графе «Загальна сума утриманого податку, збору перерахованого» указывается фактическая уплата военного сбора (которая может отличаться от начисленной суммы военного сбора).
Суммы дохода, из которого удерживается военный сбор, и военного сбора отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками).
Сведения о физлице — плательщике налога, которому начислены доходы, из которых удерживается военный сбор, не указываются (абз. 4 п. 3.11 Порядка №4)
Военный сбор — исключение Строка «Військовий збір — виключення» предназначена для корректировки ранее поданной отчетности.
В случае представления Налогового расчета с отметкой «Звітний новий» или «Уточнюючий» для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Військовий збір — виключення» повторяются показатели граф ошибочной строки, а в строке «Військовий збір» указываются правильные данные (абз. 12 п. 4.4 Порядка №4)

Таблица 4

Заполнение заключительной части формы №1ДФ

Наименование показателя Объяснения по заполнению
Количество строк (раздел I) В поле «Кількість рядків (розділ I)» указывается количество заполненных строк раздела I. При этом строка «Всього» в общее количество строк не учитывается (абз. 2 п. 3.12 Порядка №4)
Количество физических лиц (раздел I) В поле «Кількість фізичних осіб (розділI)» указывается количество физлиц, на которых подана информация (абз. 2 п. 3.12 Порядка №4)
Количество страниц В поле «Кількість сторінок» указывается количество страниц Налогового расчета (абз. 2 п. 3.12 Порядка №4)
Дата представления В поле «Дата подання» ставится дата представления Налогового расчета налоговым агентом (абз. 9 п. 3.12 Порядка №4)

Порядок исправления ошибок

Отчетный новый и уточняющий налоговые расчеты заполняют одинаково. Эти налоговые расчеты подаются на основании информации из предварительно поданного налогового расчета. В них содержится информация только по уточняющим строкам и реквизитам. Для заполнения также используется информация из уведомлений о выявленных ошибках, направляемых контролирующими органами налоговому агенту.

Алгоритм исправления ошибки в расчете по форме №1ДФ определен в п. 4.4 Порядка №4. Причем порядок исправления ошибок в разделе I и разделе II несколько отличается.

Чтобы исправить ошибки в разделе I:

— для исключения одной ошибочной строки с предварительно введенной информацией следует повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — на исключение строки;

— для ввода новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» — на ввод строки;

— для замены одной ошибочной строки другой следует исключить ошибочную информацию и ввести правильную. Иными словами, заполнить две строки, одна из которых исключает предварительно внесенную информацию, а другая вносит правильную. Тогда в первой строке в графе 9 указывается «1» — строка на исключение, а во второй указываются «0» — строка на ввод.

Исправлять ошибки в разделе II намного проще. Здесь для исключения ошибочной информации уже предусмотрена отдельная строка. Поэтому, чтобы удалить неправильную информацию о налогообложении процентов и выигрышей (призов) в лотерею, а также о суммах военного сбора, следует предварительно введенную ошибочную информацию указать в такой строке, а правильную информацию привести в строке без отметки «виключення».

Ответственность за ошибки или нарушение сроков представления формы №1ДФ

Согласно п. 119.2 НКУ, непредставление, представление с нарушением установленных сроков, представление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками налоговой отчетности о суммах доходов, начисленных (выплаченных) в пользу налогоплательщика, суммах удержанного из них налога, а также суммах полученной оплаты от физлиц за товары (работы, услуги), если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств плательщика налога и/или к смене плательщика налога, влекут за собой наложение штрафа в размере 510 гривень.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому на протяжении года применялся штраф за такое же нарушение, влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривень.

Указанные штрафы не применяются в случаях, когда недостоверные сведения или ошибки в ф. №1ДФ возникли в связи с исполнением налоговым агентом требований п. 169.4 НКУ и были исправлены в соответствии с требованиями ст. 50 НКУ.

Кроме того, ст. 163-4 Кодекса Украины об административных правонарушениях установлено, что несообщение или несвоевременное сообщение государственным налоговым инспекциям по установленной форме сведений о доходах граждан влечет за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан — субъектов предпринимательской деятельности в размере от 2 до 3 н. м. д. г. (в 2018 году это 34 грн — 51 грн). За те же нарушения, совершенные лицом, которое на протяжении года уже подвергалось административному взысканию, — штраф на граждан — субъектов предпринимательской деятельности составит от 3 до 5 н. м. д. г. (в 2018 году это 51 грн — 85 грн).

Официальное мнение

Письмо Министерства социальной политики Украины от 21.11.2016 г. №5907/0/10-16/06
ОТНОСИТЕЛЬНО КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИ ПРИМЕНЕНИИ НАЕМНОГО ТРУДА

Согласно ч. 1 ст. 3 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) законодательство о труде регулирует трудовые отношения работников всех предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также лиц, работающих по трудовому договору с физическими лицами.

Следовательно, нормы законодательства о труде распространяются, в том числе на трудовые отношения, возникающие между работником и физическим лицом — предпринимателем (далее — предприниматель).

Законодательством о труде прямо не предусмотрено обязанности предпринимателя вести указанную в обращении кадровую документацию при применении наемного труда.

Вместе с тем, согласно ст. 29 КЗоТ, до начала работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан, в частности, ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором.

Согласно ст. 2 Закона Украины «Об отпусках» (далее — Закон) право на отпуска имеют граждане Украины, состоящие в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работающие по трудовому договору у физического лица.

Статьей 10 Закона, в частности, установлено, что очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников.

Собственник или уполномоченный им орган обязан вести учет отпусков, которые предоставляются работникам. Приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 г. №286 утверждена Инструкция по статистике численности работников (далее — Инструкция).

Инструкция содержит основные методологические положения по определению показателей численности работников в формах государственных статистических наблюдений в целях получения объективной статистической информации о занятости работников и размерах их оплаты труда.

Пунктом 1.6 р. I «Общие положения» Инструкции, в частности, установлено, что к первичной учетной документации для определения количественного состава работников, в частности, относятся приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, личная карточка, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

Для достижения цели утвержденной Инструкции вышеупомянутая первичная учетная документация должна вестись, в том числе и предпринимателем, поскольку исходя из содержания абзаца второго п. 1.1 р. I «Общие положения» Инструкции действие Инструкции распространяется в том числе и на такую категорию работодателей.

Составление штатного расписания необходимо в работе с персоналом. На основании штатного расписания принимаются решения, в частности о приеме, переводе работников на другую работу, установлении должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретному работнику.

Наличие штатного расписания является гарантией обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда.

Подытоживая изложенное, а также в целях недопущения нарушения законодательства о труде, во избежание случайных ошибок в работе с персоналом и, как следствие, возможного возникновения трудовых споров, предпринимателю необходимо вести кадровую документацию при применении наемного труда.

Письмо Министерства социальной политики Украины от 20.06.2014 г. №72/06/187-14
ОТНОСИТЕЛЬНО ОБЯЗАННОСТЕЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ ВЕСТИ УЧЕТ БЛАНКОВ И ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

Юридическим департаментом Министерства социальной политики рассмотрено Ваше письмо <...> и в пределах компетенции сообщаем следующее.

В соответствии с частью первой статьи 3 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) законодательство о труде регулирует трудовые отношения работников всех предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также лиц, работающих по трудовому договору с физическими лицами — предпринимателями без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с оказанием услуг.

Согласно статье 48 КЗоТ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней.

Пунктом 2.21-1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 г. №58 (с изменениями), зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины от 17 августа 1993 г. №110, установлено, что трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физические лица, использующие наемный труд, связанный с оказанием услуг (повара, няни, водители и пр.), хранятся непосредственно у работников.

Учитывая указанное, основания для ведения физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности документации по учету бланков и движению трудовых книжек и вкладышей к ним отсутствуют.

Одновременно сообщаем, что письма министерства не являются нормативно-правовыми актами, по своей природе они носят информационный, рекомендательный и необязательный характер.

«ДК» №39 от 24.09.2018

«ДК» №39 от 24.09.2018


The remote server returned an error: (404) Not Found.