(044) 391-51-92
ru ua

Есть предложения, замечания или пожелания? Свяжитесь с редакцией!
Мы обязательно ответим.

;

Система GPS/GPRS: облік палива в баках

Технічний прогрес дарує нам нові технічні облікові можливості. Наприклад, колись нормативний метод був прогресивною знахідкою, яка допомагала ефективно витрачати ресурси. А тепер він виглядає як анахронізм. Навіщо нам мучитися з морочливою процедурою списання витрат палива, передбаченою Нормами №43, якщо є прогресивна система контролю транспорту GPS/GPRS? Не весь же час нам ходити у дідових штанцях, вмовляючи себе, що дід усе життя їх носив — і добре жив.

Суть системи GPS/GPRS

У своїй повній комплектації, яка дозволяє повною мірою обліковувати транспортну роботу техніки, ця система містить три складові.

Перша — GPS-трекер. Це технічний пристрій, який встановлюється на транспортний засіб і відстежує його рух: місцеперебування в кожний конкретний момент часу на карті, маршрут руху, стоянки, пробіг, визначає швидкість руху, час у дорозі тощо.

Друга — датчик палива. Це також технічний пристрій, який встановлюється у паливний бак транспортного засобу і вимірює рівень пального.

Нарешті, третя складова — комп'ютерна програма, встановлена на комп'ютері підприємства. Програма обробляє інформацію, отриману від GPS-трекера і датчика палива. За допомогою програми на екрані монітора можна, в тому числі, побачити на карті різноманітні аспекти роботи транспортних засобів — маршрут, зупинки, витрати палива тощо. За допомогою програми формуються різноманітні звіти — знову-таки про залишки палива в баках на початок, кінець вибраного періоду (приміром, дня, місяця тощо), про витрати палива, про маршрут руху тощо.

Фактично, сформований звіт містить майже всю інформацію про роботу автомобіля. Причому ця інформація є точною, достовірною, оперативною, на відміну від тої інформації, яку містив подорожній лист. У звіті бракує тільки даних про мету поїздок. Тож дані про мету слід вносити до звіту окремо. Варіанти такого внесення можуть бути різні. Наприклад, щодня (щотижня тощо) роздрукований звіт надається на підпис керівнику автотранспортного відділу, головному інженеру, диспетчеру чи іншій особі, яка відповідає за роботу автотранспорту. Такий відповідальний вносить до звіту дані про мету поїздок кожного транспортного засобу. Підписаний відповідальною особою звіт затверджується керівником підприємства і передається в бухгалтерію для здійснення бухгалтерських записів щодо руху пального.

Мету поїздок відповідальна особа може вносити і до звіту в електронній формі, після чого звіт підтягується в бухгалтерську програму і списання палива в обліку здійснюється автоматично (напівавтоматично). Нагадаємо, що цей звіт повинен містити обов'язкові реквізити, притаманні первинним документам, відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.

Iще варіант, найдоречніший, на наш погляд: кожному водієві на початку дня видається окремий аркуш за підписом відповідальної особи — «Завдання водієві», де зазначається, що і як водій повинен зробити, куди поїхати, що перевезти. Наприкінці дня чи іншого погодженого терміну (наприклад, на час відрядження) водій звітує, чи виконав завдання; якщо були зміни, то що конкретно він робив. Документ передається відповідальній особі, погоджується, підписується нею і надається в бухгалтерію. «Завдання водієві» додаються до роздрукованого Звіту і є підставою для списання пального в обліку. Наше «Завдання водієві» також є первинним документом, тож він також повинен містити обов'язкові реквізити.

Конкретний варіант документування обирається залежно від особливостей кожного підприємства. Обраний варіант доцільно оформити Положенням про списання палива на підприємстві, затвердити внутрішнім документом підприємства (наказом керівника тощо). Див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 16.02.2017 р. №К/800/49593/15 у справі №809/1074/151: «…списання палива на підприємстві повинно бути обов'язково врегульовано внутрішніми наказами на підприємстві та підтверджено відповідними розрахунками…».

1 http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/56155915.

Датчик палива — індикативний, а не метрологічний пристрій

Слабке місце описаної нами системи — точність обліку пального. Наприклад, похибка вимірювання палива паливороздавальною колонкою на АЗС становить ±0,25%. А датчика палива нашої системи — ±2%! Тобто точність вимірювання датчика у 8 разів менша! Це й не дивно. Адже колонка належить до метрологічних приладів, отже, вона підпадає під регулювання Закону про метрологію. Це означає, що кількість обрахованого нею палива порівнюється з державним еталоном кількості і є гарантією того, що насправді, скільки колонка показала, стільки воно і є, ±0,25% — досить незначна похибка.

А датчик нашої системи — індикативний пристрій. Похибка його вимірювання порівняно з колонкою значна. Тож показники датчика — орієнтовні, рекомендовані. Проілюструємо простим прикладом.

Наприклад, на кінець попереднього дня за даними нашої системи залишок дизпалива у баку транспортного засобу становив 44,4 л, а на початок поточного дня — 44,2 л. Різниця виникла за рахунок стискання при зниженні температури зовнішнього повітря.

Протягом дня в бак транспортного засобу через паливороздавальну колонку (за даними такої колонки) заправили 100 л дизпалива. Оскільки похибка колонки 0,25%, фактично могли заправити на 0,25 л (100 х 0,25%) більше чи менше, тобто від 99,75 л до 100,25 л.

А от наша система може дати похибку до 2 л (100 х 2%), тобто вона може показати заправку від 98 л до 102 л. Нехай наша система показала заправку на 102 л, при тому що за даними колонки — 100 л.

Протягом дня транспортний засіб виконував транспортні роботи, використавши за даними системи 91,8 л, а залишок в баку на кінець дня за даними системи показав 54 л. I це при тому, що математично цей залишок повинен би бути 54,4 л (44,2 + 102 - 91,8).

Отже, за даними нашої системи ми отримали начебто хаотичні, неточні, розбалансовані дані. Що робити?

Миримо розбалансовані показники з обліком

Для того щоб узгодити наші показники, кількість витраченого палива для відображення в обліку рахуємо таким чином: 44,4 л (залишок палива в баку на кінець попереднього дня за даними системи) + 100 л (заправка за даними колонки) — 54 л (залишок палива в баку на кінець поточного дня за даними системи) = 90,4 л. Тож саме таку кількість і списуємо на витрати за даними обліку.

Тут можуть заперечити, що дані виходять неточні і що такі дані ми не можемо брати для даних обліку. Але ж сама практика застосування систем GPS/GPRS доводить інше. Якщо порівняти показники списання з огляду на Норми №43 і з огляду на цю систему, то за системою виходить менше. По-перше, зменшується кількість крадіжок палива водіями. Після запровадження на підприємстві такої системи певна кількість водіїв навіть звільняються, тому що, за їхніми словами, «ми вже не можемо взяти собі». По-друге, отримуємо чітку повну картину роботи транспортного засобу в динаміці протягом усієї доби. Нічого подібного раніше не було. Робочі показники, включаючи кількість використаного палива, фактично визначали на око, допускаючи різноманітні зловживання.

Тож і виходить, що наша система, хоч і має значну похибку з технічної точки зору, але на практиці, якщо взяти в комплексі, набагато точніша від системи з використанням Норм №43.

Для того щоб помирити бухгалтерський облік з відносно значною з технічної точки зору похибкою нашої системи, можемо скористатися процедурою визначення суттєвості. Наші міркування такі.

Згідно з п. 8 розділу II НП(С)БО 1 у звіті про фінансові результати розкривається інформація про доходи, витрати, прибутки і збитки, інший сукупний дохід та сукупний дохід підприємства за звітний період. А під поняттям розкриття мається на увазі надання інформації, яка є суттєвою для користувачів фінансової звітності (п. 3 розділу I НП(С)БО 1). Причому суттєва інформація — інформація, відсутність якої може вплинути на рішення користувачів фінансової звітності. Суттєвість інформації визначається відповідними національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності та керівництвом підприємства. Рекомендації щодо визначення суттєвості наведено в п. 2.20 Методрекомендацій №635 і в листі Мінфіну від 29.07.2003 р. №04230-108.

З огляду на наведені документи встановлюємо наказом про облікову політику підприємства поріг суттєвості при списанні палива на витрати в розмірі похибки вимірювання датчика палива — 2% від фактично витраченої кількості палива.

Зверніть увагу!

Варто звернути увагу на кількісні критерії суттєвості інформації, встановлені пп. 2.20.1 Методрекомендацій №635. Це може мати особливо велике значення для тих підприємств, у яких багато автомобілів (особливо якщо це великі фури) та розмір похибки в масштабах всього автопарку може бути досить істотним стосовно обраної бази. Але, знову-таки підкреслимо, протягом певного періоду (місяць — квартал — півроку тощо) ці похибки нівелюються.

Чи можемо ми не зважати на Норми №43?

Суть Норм №43. У самих Нормах №43 (див. розділ «Загальні положення») зазначено, що вони призначені для планування потреби підприємств, організацій та установ у паливно-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії і раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть застосовуватись для розроблення питомих норм витрат палива. Нормування витрат палива — це встановлення допустимої міри його споживання в певних умовах експлуатації автомобілів, для чого застосовуються базові лінійні норми, встановлені за моделями (модифікаціями) автомобілів, та система нормативів і коригуючих коефіцієнтів, які дозволяють ураховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації.

Тобто перші наші висновки щодо Норм №43:

— у Нормах не сказано, що вони обов'язкові для виконання. Сказано «…призначені для…»;

— їх основне призначення — планування потреб підприємств у паливно-мастильних матеріалах;

— для цього застосовують базові лінійні норми, які коригуються на різноманітні коефіцієнти, щоб врахувати конкретні умови транспортної роботи.

Далі в Нормах №43 розглядається громіздкий механізм застосування коефіцієнтів, які би враховували конкретні умови роботи. А, наприклад, при застосуванні системи GPS/GPRS ми наочно бачимо на графіках, на картках, на звітах, у динаміці, в режимі реального часу всі особливості роботи транспортного засобу і кількість витраченого палива при роботі в різних умовах — простий, наочний, негроміздкий механізм. Як кажуть, небо і земля.

Iнше питання — для кого призначені Норми №43?

Норми №43 затверджені Мінтрансом. У п. 2 Наказу №43 дається завдання Державтотрансу довести Норми №43 до зацікавлених міністерств і відомств.

А згідно з ч. «б» п. 4 Положення №731 державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти будь-якого виду (постанови, накази, інструкції тощо), якщо в них є одна або більше норм, що мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для інших міністерств, органів виконавчої влади, а також органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що не входять до сфери управління органу, який видав нормативно-правовий акт.

Водночас, відповідно до п. 5 Положення №731, якщо нормативно-правовий акт містить інформацію персонального, оперативно-розпорядчого, рекомендаційного, роз'яснювального й інформаційного характеру, такий акт не підлягає реєстрації в Мін'юсті.

Норми №43 не зареєстровано в Мін'юсті, тож вони не є обов'язковими до застосування на підприємствах, які не входять до сфери управління Мінтрансу, а мають для них рекомендаційний характер. Така сама думка наведена, наприклад, в листі ГоловКРУ від 11.08.2010 р. №02-14/1232, в численних судових рішеннях1.

1 Див. наприклад, постанову Київського окружного адмінсуду від 02.10.2012 р. у справі №2а-4314/12/1070 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/26366590), ухвали ВАСУ від 16.02.2017 р. №К/800/49593/15 у справі №809/1074/15 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/56155915) та від 01.03.2017 р. №К/800/1921/17 у справі №808/1859/16 (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/65163047).

Виходячи з вищенаведеного, можемо підсумувати, що, списуючи ПММ, підприємство може не зважати на Норми №43.

Офіційна думка

Але слід мати на увазі, що фіскальна служба вважає інакше (див., наприклад, лист ДФСУ від 09.06.2015 р. №11999/6/99-99-19-01-01-15), причому вона ніяк не аргументує необхідність застосування Норм №43. Застосовуються — і край. Водночас у цьому листі зазначено, що коригування фінансового результату до оподаткування на суму перевищення витрат палива над лінійною нормою розділом III ПКУ не передбачено.

Підтримує фіскальну службу й Мінінфраструктури (див. лист від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17):

— «…вважаємо, що списання палива і мастильних матеріалів дорожнім транспортом … доцільно здійснювати відповідно до Норм за єдиною прозорою системою»;

— «…вважаємо за доцільне підтримати вимоги органів ДФСУ щодо обов'язковості списання витрат палива і мастильних матеріалів … за єдиною прозорою системою, що досягається завдяки застосуванню Норм».

Додамо від себе ще раз: «вважати за доцільне»це побажання, а не обов'язковий припис.

А чи треба підприємству користуватися хоч якимись нормами, наприклад, затвердженими самостійно, приміром, у Положенні про норми витрат ПММ, якщо воно не бажає користуватися Нормами №43?

В Україні немає закону, який би зобов'язував це робити. Норми — це елемент нормативного методу обліку витрат. Тобто це один з можливих методів, але не єдиний і на ньому світ клином не зійшовся. Ґрунтовно розроблений він був за часів СРСР, де вважався основним. Але в ті часи він виглядав доречно, адже вкладався в концепцію планової економіки, де планувалися і нормувалися майже геть усі можливі показники.

Ті часи вже позаду, але й дотепер шлейф минулого тягнеться в теперішнє наше життя. Тож застосовують такі норми радше за звичкою, за усталеною традицією.

Тому наша думка така: якщо підприємство бажає користуватися таким методом, воно може розробити і затвердити власні норми витрат палива і закріпити їх у Положенні про норми витрат ПММ. Якщо ні — то ні.

Нормативна база

  • ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
  • Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
  • Закон про метрологію — Закон України від 05.06.2014 р. №1314-VII «Про метрологію та метрологічну діяльність».
  • Методрекомендації №635 — Методичні рекомендації щодо облікової політики підприємства, затверджені наказом Мінфіну від 27.06.2013 р. №635.
  • Норми №43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. №43.
  • НП(С)БО 1 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності», затверджене наказом Мінфіну від 07.02.2013 р. №73.
  • Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
  • Положення №731 — Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затверджене постановою КМУ від 28.12.92 р. №731.

Олександр ЗОЛОТУХІН, консультант

«ДК» №27 від 03.07.2017

«ДК» №27 від 03.07.2017


The remote server returned an error: (404) Not Found.